Vedtekter

VEDTEKTER FOR KLUBB NORGE

1. FORMÅL

Klubb Norge Shanghai er en frivillig organisasjon i Shanghai for nordmenn og venner av Norge tilknyttet det norske samfunnet i Shanghai. Organisasjonen har som formål å være en tilrettelegger for sosiale treff og andre årlige arrangementer for dets medlemmer.

Klubb Norge Shanghai samarbeider med andre norske organisasjoner i Shanghai og Kina, som Norwegian Business Association China (NBA), Norges Generalkonsulat i Shanghai og Association of Norwegian Students Abroad (ANSA) om større, årvisse arrangementer, som for eksempel “17. mai” og “Julebord”.

Forøvrig er organisasjonen nøytral i politiske og religiøse spørsmål.

2. MEDLEMMER

Som medlem av Klubb Norge Shanghai defineres “Nordmenn og venner av Norge som er medlemmer av Klubb Norge Shanghais WeChat-gruppe.”

3. ÅRSMØTE

Styret kaller inn til årsmøte gjennom kunngjøringer på organisasjonens kommunikasjonskanaler beskrevet i avsnitt 6.0 Kommunikasjon. Alle medlemmer som har fylt 18 år, har møterett og stemmerett på Årsmøtet og er således valgbare til styret.

Som faste punkter skal Årsmøte inneholde:

  1. Godkjenne årsmelding
  2. Godkjenne regnskap
  3. Valg av Styre
  4. Endringer i vedtekter

Avstemning skjer ved håndsopprekning med mindre skriftlig avstemning blir krevd. Beslutninger treffes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet bortfaller forslaget.

Referat fra Årsmøtet protokollføres.

4. STYRET

Styret er øverste organ i Klubb Norge Shanghai mellom årsmøtene, og skal se til at organisasjonen blir drevet i samsvar med vedtektene og innenfor budsjett og økonomiske rammer.

Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer er tilstede på styremøter som er blitt innkalt i henhold til normal praksis. Ved stemmelikhet teller formannens, eller den som er valgt til møteleder i hennes/hans sted, stemme dobbelt.

Et styremedlem kan gi fullmakt i enkeltsaker til et annet styremedlem dersom vedkommende er forhindret fra å stille på styremøtet. Dette for at styret skal være beslutningsdyktig til å stemme selv om man ikke er fulltallige

Styret blir valgt på årsmøtet og består av minimum 4 og maksimum 7 medlemmer. Styret konstituerer seg selv og skal ha følgende faste funksjoner:

  • Leder
  • Nestleder & Sekretær
  • Økonomiansvarlig
  • Kommunikasjonsansvarlig

Øvrige medlemmer i Styret utover dette opptrer som ordinære styremedlemmer.

Dersom NBA og ANSA ser det som formålstjenlig er de berettiget til å ha 1 (en) representant hver i Styret i tillegg til det valgte styret.

Dersom Generalkonsulatet ser det som formålstjenlig er de berettiget til å ha inntil 2 (to) representanter i Styret i tillegg til det valgte styret.

Styret velges for ett år om gangen og medlemmer fra det sittende styret kan gjenvelges. Det er en fordel for kontinuitet og erfaringsoverføring, at ikke hele styret byttes ut ved samme valg.

Dersom et styremedlem må fratre sin posisjon kan styret velge å erstatte denne for resterende periode. 

Det skal skrives møtereferat/protokoll fra alle styremøter og oppsummeringsnotat fra alle større arrangementer.

Styret kan for spesielle prosjekt og/eller arrangement nedsette spesielle arbeidsutvalg. Slike arbeidsutvalg kan inkludere ordinære medlemmer så vel som personer utenfor orgnisasjonen. Eventuelle budsjett skal fastsettes av styret. Arbeidsutvalget avlegger detaljert regnskap for arrangementet.

5. ØKONOMI

Klubb Norge Shanghai er en non-profitt organisasjon uten ordinær medlemsavgift, men drifter organisasjonen primært gjennom sponsormidler, gaver og eventuelle overskudd fra arrangement. Styret står samlet ansvarlig for organisasjonens økonomi. 

Økonomiansvarlig skal føre regnskap og legge frem en oversikt over organisasjonens økonomi på hvert styremøte, samt gi en samlet oversikt for foregående år på Årsmøtet.  Inngåelse av kontrakter og/eller andre skriftlige forpliktelser som kan beløpe seg til 3,000 (tretusen) CNY eller mer skal godkjennes av styret. Utbetalinger på over 1,000 (ettusen) CNY skal godkjennes av styreleder, samt økonomiansvarlig.

Refundering av utlagte penger skjer mot fremleggelse av vanlig kvittering.

6. KOMMUNIKASJON

Kommunikasjon med foreningens medlemmer skal, i størst mulig utstrekning, gjøres via WeChat, e-post og på organisasjonens Facebook eller nettside. Medlemmene må selv melde sin interesse for å motta kommunikasjon via disse kanalene.

Kommunikasjonsansvarlig har ansvaret for at Klubb Norges kommunikasjonskanaler følges opp, og at organisasjonens medlemmer kan forvente svar innen rimelig tid når de tar kontakt.

Utover Klubb Norges egne kommunikasjonskanaler beskrevet i dette avsnittet, kan organisasjonen forespørre Konsulatet, NBA og ANSA om å spre et budskap dersom dette ansees som fordelaktig.

7. ORGANISASJONENS EIENDELER OG SKRIFTLIGE RESSURSER 

Styret står samlet ansvarlig for forvaltningen av organisasjonens eiendeler og skriftlige ressurser. Organisasjonens evne til å videreføre eiendeler og skriftlige ressurser ved overgang fra avtroppende styre til påtroppende styre, ansees som særlig viktig for organisasjonens kontinuitet.

Organisasjonens eiendeler inkluderer, men er ikke begrenset til, dekorasjoner og rekvisitter fra 17. Mai og Julebord, minnepenn med sikkerhetskopi av skriftlige ressurser, og papirkopier av skriftlige ressurser. Organisasjonens eiendeler skal alltid returneres til Klubb Norges lager i kjelleren på Generalkonsulatet umiddelbart etter bruk. Skriftlige ressurser inkluderer, men er ikke begrenset til, møtereferater, bilder fra arrangementer, notater fra arrangementer, kontaktinformasjon, regnskap og passord til bankkort og kommunikasjonskanaler. Skriftlige ressurser skal alltid lagres i digital form via en internettbasert sky-løsning. Fysiske skriftlige ressurser slik som kvitteringer, skal digitaliseres. De digitaliserte skriftlige ressursene skal være tilgjengelig for alle styrets medlemmer, og styret står samlet ansvarlig for at plattformen vedlikeholdes.

Av sikkerhetsmessige hensyn skal den elektroniske versjonen av  skriftlige ressurser ,«skylagringen», kopieres over på en minnepenn for fysisk oppbevaring på Klubb Norges lager på generalkonsulatet. Den fysiske sikkerhetskopien skal oppdateres 2 (to) ganger årlig. Papirutskrift – Hard Copy –  skal i tillegg skrives ut for de dokumenter styret anser som særlig viktige for driften av organisasjonen.

8. VEDTEKTSENDRINGER

For endringer av vedtekter skal dette gjøres i forbindelse med årsmøte. Foreslåtte endringer skal vedlegges innkallelsen til årsmøtet. Vedtektsendringen godkjennes ved avstemningen og 2/3 av de fremmøtte medlemmer stemmer for forslaget.

9. OPPLØSNING 

Organisasjonen kan oppløses på årsmøte og når 2/3 av stemmene er for forslaget. Ved eventuell oppløsning tilfaller foreningens aktiva en humanitær organisasjon. Styret bestemmer til hvilken eller hvilke organisasjoner foreningens aktiva skal overføres.

Revisjon 3. februar 2021